Software para OTEC: la capacitación completa en un solo lugar

Respuesta rápida

Dos tipos de software para un mismo proceso

Cuando una OTEC busca un sistema de gestión, gran parte de las alternativas disponibles se concentra en la administración interna: coordinación de cursos, gestión documental, facturación y relación con relatores y clientes. Estas herramientas son útiles, pero muchas veces la operación de la capacitación continúa dependiendo de listas en papel, pruebas impresas y planillas Excel.

Aulos comienza precisamente en esa etapa. No reemplaza la gestión administrativa de la OTEC: centraliza la capacitación. La asistencia queda asociada a la fecha y hora de ingreso, las evaluaciones se realizan y corrigen durante la jornada, las calificaciones se calculan automáticamente y los certificados se emiten con folio y verificación pública.

Todo el proceso mantiene trazabilidad sobre quién realizó cada acción y cuándo.

Ambos tipos de sistema se complementan. Una OTEC puede mantener su plataforma administrativa o contable y gestionar sus cursos en Aulos.

La gestión de un curso, de principio a fin

El catálogo de cursos, listo para programar

Cada curso se mantiene en el catálogo con su imagen de portada, banco de preguntas, evaluaciones, horas cronológicas y vigencia del certificado.

Para programar una nueva ejecución, se selecciona el curso, se definen las fechas y sesiones y se inscribe a los participantes, ya sea individualmente o mediante la importación de un archivo.

La asistencia se registra mediante código QR

El relator abre la sesión y muestra un código QR. Cada participante lo escanea, ingresa su RUT desde el navegador de su teléfono y registra su ingreso sin instalar una aplicación.

El código puede renovarse durante la jornada, de modo que una imagen anterior deje de ser válida.

Los atrasos se calculan en minutos y cada excepción queda asociada a la persona que la autorizó y al motivo informado. Cuando llega una persona que no estaba inscrita, puede gestionarse un cupo extraordinario, dejando constancia de quién lo aprobó.

La persona que inicia la sesión queda asociada como relator responsable, y esta información se incorpora a la trazabilidad y a los reportes.

Evaluaciones desde el teléfono y libro de calificaciones

Las evaluaciones se realizan desde el navegador del teléfono. Las preguntas y alternativas pueden mostrarse en un orden distinto para cada participante. Además, la pantalla puede incluir una marca de agua con la identidad de la persona. La corrección es automática.

El libro de calificaciones combina evaluaciones automáticas con notas ingresadas manualmente, aplica las ponderaciones definidas por la OTEC y calcula el resultado final. Los resultados pueden mantenerse ocultos hasta que la persona autorizada cierre el libro de calificaciones.

Certificados con folio y verificación pública

Al finalizar la capacitación, los certificados se emiten para quienes cumplen los requisitos.

Cada documento incluye un número de folio y un código QR. Cualquier persona, como un cliente, un auditor o un integrante del área de prevención, puede comprobar su validez en línea sin iniciar sesión.

Los certificados pueden descargarse individualmente o en un archivo ZIP.

La marca es la de tu OTEC

Una OTEC construye su prestigio a través de sus servicios, por lo que sus certificados y comunicaciones deben reflejar su identidad. En Aulos, la imagen visible es la del organismo:

• Certificados con diseño propio: la OTEC carga el fondo del certificado y ubica los campos mediante un editor visual, como nombre, curso, horas, fechas y folio.
• Subdominio propio: la plataforma puede operar bajo un subdominio de la OTEC, con su logotipo y colores.
• Correos con la marca de la OTEC: las notificaciones dirigidas a participantes y clientes se envían con la identidad del organismo.

Tu cliente puede revisar el avance sin solicitar planillas

Una parte importante del trabajo administrativo de una OTEC consiste en responder a la empresa mandante: quién asistió, quién aprobó y dónde se encuentra el certificado. Aulos permite entregar a cada cliente un acceso propio, limitado a sus participantes inscritos.

Desde ese acceso, la empresa mandante puede consultar el estado de sus participantes —los resultados se muestran una vez cerrado el libro de calificaciones— y realizar solicitudes, como pedir un nuevo intento para una persona. Cada solicitud queda sujeta a la aprobación de la OTEC y se incorpora al registro de trazabilidad.

Un sistema para OTEC que convive con las plataformas de SENCE

Aulos no realiza trámites ante SENCE ni reemplaza sus plataformas. Cuando un curso utiliza franquicia tributaria, el registro oficial de asistencia y la acreditación deben continuar realizándose en los sistemas definidos por SENCE para cada procedimiento.

Aulos mantiene el respaldo de la capacitación: la fecha y hora de ingreso de cada participante, las autorizaciones de excepciones, los resultados de las evaluaciones, la persona que cerró el libro de calificaciones y quien emitió cada certificado. Cuando un cliente o auditor solicita antecedentes, la información ya se encuentra organizada.

Protección de los datos de los participantes

Una OTEC trata datos personales de trabajadores de otras empresas, como RUT, registros de asistencia y resultados de evaluaciones. La Ley N.º 21.719, que entra en vigencia el 1 de diciembre de 2026, establece obligaciones para el tratamiento de estos datos. La plataforma utilizada forma parte de las medidas necesarias para gestionarlos de manera adecuada:

• El RUT se almacena cifrado y cada consentimiento conserva la versión exacta del texto aceptado.
• Los accesos se controlan según el rol de cada usuario. Cada persona ve únicamente la información que le corresponde, y los datos de cada organismo se mantienen separados.
• Los derechos de acceso, rectificación y supresión están implementados. La supresión es irreversible.
• El registro de actividad deja constancia de las acciones realizadas sobre la información.
• La relación entre la OTEC y la plataforma se formaliza mediante el contrato de encargo previsto en el artículo 15 bis.

El detalle se encuentra disponible en la guía sobre la Ley N.º 21.719 para plataformas.

Qué no hace Aulos

Aulos no incluye facturación ni documentos tributarios, no gestiona el pago a relatores, no administra la documentación necesaria para la acreditación del organismo y no realiza trámites ante SENCE. Para esas funciones existen herramientas administrativas específicas.

Aulos se concentra en la gestión de la capacitación y en mantener su respaldo: asistencia, evaluaciones, calificaciones, certificados y trazabilidad.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un software para OTEC?

Es un sistema diseñado para apoyar el trabajo de un Organismo Técnico de Capacitación. En Chile existen plataformas centradas en la administración del negocio —coordinación, documentación y facturación— y otras orientadas a la gestión de la capacitación, como la asistencia, las evaluaciones, las calificaciones y los certificados. Aulos pertenece al segundo grupo.

¿Qué diferencia a Aulos de un software de gestión para OTEC?

Los sistemas de gestión para OTEC suelen concentrarse en la administración del negocio. Aulos se enfoca en lo que ocurre antes, durante y después de la capacitación: registro de asistencia mediante código QR, evaluaciones desde el teléfono, libro de calificaciones, certificados verificables y trazabilidad de las acciones. Ambos tipos de sistema pueden utilizarse de manera complementaria.

¿Aulos reemplaza los sistemas de SENCE?

No. Cuando un curso utiliza franquicia tributaria, el registro oficial debe realizarse en los sistemas definidos por SENCE. Aulos complementa ese proceso al mantener la gestión interna y el respaldo de la capacitación organizados en un solo lugar.

¿Aulos emite facturas o gestiona el pago a relatores?

No. Aulos no incluye facturación, documentos tributarios ni pago a relatores. Se concentra en la gestión de la capacitación y convive con el sistema administrativo o contable que la OTEC ya utiliza.

¿Los certificados llevan la marca de mi OTEC?

Sí. La OTEC carga su propio diseño de certificado y ubica los campos mediante un editor visual. Cada certificado se emite con ese diseño, un número de folio y un código QR de verificación pública. La plataforma también puede operar con el subdominio, el logotipo y los colores de la OTEC, incluidos los correos electrónicos.

¿Mis clientes pueden revisar los resultados de sus participantes?

Sí. La empresa mandante puede contar con un acceso propio, limitado a sus participantes inscritos. Los resultados se muestran una vez cerrado el libro de calificaciones. Las solicitudes que realice, como pedir un nuevo intento, quedan sujetas a la aprobación de la OTEC.

¿Sirve para cursos e-learning?

Sí. Además de la gestión presencial, Aulos permite publicar cursos con contenidos en línea, evaluaciones y seguimiento del avance por participante.

¿Cómo protege Aulos los datos de los participantes?

Aulos incorpora cifrado del RUT, consentimientos versionados, control de accesos por rol, registro de actividad y mecanismos para ejercer los derechos de acceso, rectificación y supresión. La supresión es irreversible. Además, la relación con la OTEC se formaliza mediante el contrato de encargo previsto en el artículo 15 bis de la Ley N.º 21.719.