Cómo registrar la asistencia de una capacitación con franquicia SENCE

Respuesta rápida

Sistemas y plataformas que intervienen

Buena parte de las dudas aparece porque el Libro de Clases Electrónico se trata como si fuera un único programa. En realidad, es un sistema compuesto por tres subsistemas que cumplen funciones distintas.

Qué es y para qué sirve cada plataforma de SENCE: SIGECA, SIRA, GCA, SIC y Aula Digital

Registro de asistencia SENCE, paso a paso

1 · Comunicar la actividad de capacitación

La empresa o el OTIC debe comunicar la acción de capacitación a SENCE a lo menos 2 días hábiles antes del inicio del curso. La misma entidad que comunica es la que después liquida la actividad ante SENCE.

2 · Administrar el curso y los perfiles en SIGECA

En SIGECA se administra el curso y se crean y asignan los perfiles de usuario. La persona responsable de tomar la asistencia debe tener su perfil habilitado antes del día de la capacitación. Revisarlo con anticipación evita resolver permisos mientras los participantes esperan.

3 · Descargar SIRA, el curso y los participantes

SIRA se descarga desde la plataforma web del Libro de Clases Electrónico. La descarga de cursos es selectiva: se filtra por un id de acción —el folio SENCE, el SENCE NET o el registro único SENCE—, o bien se descargan solo los cursos consolidados o todos. Después se descargan los participantes asociados.

Conviene completar esta preparación antes de trasladarse al lugar de la capacitación, especialmente cuando se realizará en una faena o sector con conexión inestable.

4 · Registrar la asistencia, con o sin internet

SIRA puede utilizarse conectado o no a internet. Si se usa sin conexión, los cursos y los participantes deben haberse descargado antes. El ingreso y la salida de cada participante se registran con su huella dactilar en la propia aplicación: quien no está enrolado se enrola ahí mismo, y el sistema admite más de un dedo por RUT.

Existe además un módulo aparte para cuando el curso no alcanzó a descargarse: permite crear una entidad capacitadora y un curso de contingencia en el momento. No es una tercera forma de tomar asistencia, sino la salida cuando la descarga falló.

En una faena sin señal, entonces, lo que decide la jornada es la preparación: descargar los cursos y los participantes mientras haya conexión, y confirmar que los perfiles estén asignados en SIGECA.

5 · Emitir el certificado de asistencia y liquidar la actividad

El certificado de asistencia se emite y se descarga desde GCA, disponible al día siguiente de finalizado el curso. Luego, la empresa o el OTIC liquida la acción de capacitación ante SENCE para completar el proceso asociado a la franquicia tributaria.

Los plazos del trámite

Tres plazos ordenan el proceso. El primero se cumple antes de que el curso empiece; los otros dos corren desde que termina.

Cuánta asistencia se exige para que el curso sea franquiciable

En una capacitación presencial, un participante debe alcanzar al menos un 75 % de asistencia para ser franquiciado. A la asistencia efectiva se le suman las inasistencias válidamente justificadas por alguna de las causales de un listado taxativo: enfermedad o accidente acreditado con licencia médica, y los permisos y derechos legales del Código del Trabajo, entre otras.

Este requisito rige solo para la modalidad presencial. La resolución que lo fija excluye expresamente a la capacitación a distancia y al e-learning, además de la nivelación de estudios básicos y medios.

La asistencia informada se revisa en SIGECA durante la ejecución del curso, no una vez finalizado, cuando ya no queda margen para corregir una marcación mal registrada. El certificado se emite después en GCA.

Qué ocurre con e-learning y capacitación a distancia

El Libro de Clases Electrónico contempla las modalidades presencial, e-learning y a distancia. En e-learning no se toma asistencia con el lector biométrico de SIRA: la liquidación se hace con una declaración jurada de los participantes y una declaración jurada del ejecutor —la OTEC o la empresa—, ambas emitidas desde el Libro de Clases Electrónico, además de la factura y el comprobante de pago. En la modalidad a distancia la declaración jurada de los participantes se acompaña de copia de su cédula de identidad.

Cuánto puede descontar una empresa

La franquicia tributaria permite descontar del impuesto a la renta hasta el 1 % de la planilla anual de remuneraciones. Aplica a empresas que tributan en Primera Categoría; los contribuyentes de Segunda Categoría quedan excluidos.

La guía ejecutiva de SENCE agrega dos requisitos que suelen pasarse por alto: la empresa debe tener una planilla anual de remuneraciones imponibles mayor a 35 UTM y no registrar deudas previsionales.

Los cursos acogidos a franquicia son impartidos por un Organismo Técnico de Capacitación (OTEC). Una empresa también puede ejecutar cursos internos con franquicia. Cuando administra sus recursos mediante un OTIC, este gestiona los procesos ante SENCE y puede cobrar hasta un 15 % de los aportes por gastos de administración.

Errores frecuentes en el registro de asistencia SENCE

• Confiar únicamente en una lista firmada en papel. Puede servir como respaldo interno, pero no reemplaza el registro oficial ante SENCE.
• Llegar a la faena sin haber descargado previamente el curso y sus participantes en SIRA.
• Descubrir el día de la capacitación que la persona responsable no tiene su perfil asignado en SIGECA.
• No revisar la asistencia informada en SIGECA durante la ejecución, y descubrir al final que un participante no alcanza el 75 %.
• Postergar la emisión del certificado de asistencia y arriesgar el plazo de liquidación.

Qué resuelve Aulos dentro de este proceso

Aulos no reemplaza al Libro de Clases Electrónico ni a SIRA. El registro oficial de asistencia ante SENCE se mantiene en los sistemas definidos para ese trámite.

Aulos complementa ese proceso centralizando la gestión operativa y la evidencia que normalmente queda dispersa en listas, planillas y archivos: asistencia por sesión, fecha y hora de ingreso, atrasos y autorizaciones, evaluaciones desde el teléfono, calificaciones con ponderaciones y certificados con folio y código QR verificable en línea.

Cuando una empresa mandante solicita el respaldo meses después, la información permanece ordenada y con trazabilidad, sin tener que reconstruir la jornada desde carpetas, correos o planillas separadas.

Conoce cómo Aulos gestiona capacitaciones presenciales y en línea.

Preguntas frecuentes

¿Sirve una lista de asistencia en papel o Excel para la franquicia tributaria?

No como registro oficial. Para una capacitación presencial con franquicia, SENCE reconoce el registro realizado mediante el Libro de Clases Electrónico y SIRA. Una lista en papel o una planilla Excel pueden servir como respaldo interno, pero no sustituyen ese procedimiento.

¿Qué diferencia hay entre LCE, SIGECA, SIRA y GCA?

El Libro de Clases Electrónico es el sistema completo y se compone de tres subsistemas. SIGECA administra los cursos informados a SENCE y los perfiles de usuario; SIRA es la aplicación de escritorio con la que se registra la asistencia; y GCA es donde se emite y descarga el certificado de asistencia.

¿Se puede tomar la asistencia sin internet?

Sí. SIRA puede utilizarse conectado o no a internet. Para trabajar sin conexión hay que haber descargado antes los cursos y los participantes. Si el curso no alcanzó a descargarse, SIRA tiene además un módulo de contingencia que permite crear la entidad y el curso en el momento.

¿Qué hay que preparar antes de una capacitación en faena sin señal?

Descargar en SIRA los cursos y los participantes mientras haya conexión, y confirmar que los perfiles estén asignados en SIGECA. Con eso la aplicación registra la asistencia sin internet. Si aun así el curso no se descargó, queda el módulo de contingencia.

¿Cómo se registra la asistencia en un curso e-learning con franquicia?

En e-learning no se toma asistencia con el lector biométrico de SIRA: la liquidación se hace con una declaración jurada de los participantes y una declaración jurada del ejecutor —la OTEC o la empresa—, ambas emitidas desde el Libro de Clases Electrónico, además de la factura y el comprobante de pago.

¿Cuánto puede descontar una empresa por franquicia tributaria?

Hasta el 1 % de la planilla anual de remuneraciones, siempre que la empresa tribute en Primera Categoría. Si los recursos se administran mediante un OTIC, este puede cobrar hasta un 15 % de los aportes por gastos de administración.

¿Con cuánta anticipación hay que comunicar un curso a SENCE?

A lo menos 2 días hábiles antes del inicio del curso. Después vienen los plazos que corren desde su término: 45 días corridos para la preliquidación —que es opcional— y 60 días corridos para la liquidación. Están publicados en la guía ejecutiva de SENCE, versión 1.3 del año 2023, y conviene confirmarlos antes de programar.

¿Cuánta asistencia necesita un participante para ser franquiciable?

Al menos un 75 % en la modalidad presencial. A la asistencia efectiva se le suman las inasistencias justificadas por alguna causal de un listado taxativo, como la enfermedad o el accidente acreditados con licencia médica. El requisito no rige para la capacitación a distancia ni para el e-learning.

¿Aulos reemplaza al Libro de Clases Electrónico?

No. El registro oficial ante SENCE se realiza mediante el Libro de Clases Electrónico y SIRA. Aulos complementa ese trámite con la gestión operativa de la capacitación: asistencia por sesión, atrasos, autorizaciones, evaluaciones, calificaciones y certificados verificables.