Las plataformas de SENCE, explicadas una por una

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Las plataformas de un vistazo

El ámbito de la franquicia tributaria: el Libro de Clases Electrónico

El Libro de Clases Electrónico es la herramienta mediante la cual las OTEC, las empresas, las universidades y otras entidades mantienen el registro de asistencia de participantes y facilitadores en capacitaciones presenciales, y emiten los certificados de asistencia. Se compone de tres subsistemas.

SIGECA

Es la plataforma web donde se asignan los perfiles de una entidad capacitadora y se revisan los cursos antes de su inicio y durante su ejecución. También permite consolidar cursos, revisar la asistencia informada y registrar actividades y evaluaciones.

Es el primer lugar que debe revisarse: la persona encargada de registrar la asistencia debe tener su perfil asignado antes del día de la capacitación. La guía de SIRA lo indica expresamente: el facilitador debe contar previamente con un perfil asignado por la entidad capacitadora.

SIRA

Es una aplicación de escritorio que se descarga desde la plataforma web del Libro de Clases Electrónico. Permite registrar la asistencia de cada clase con o sin conexión a internet; para trabajar fuera de línea, es necesario haber descargado previamente los cursos y la nómina de participantes.

El ingreso y la salida se registran mediante la huella dactilar del participante, que se enrola en la aplicación. Cuando un dedo no valida correctamente, puede enrolarse otro para el mismo RUT.

La aplicación también incluye un módulo para crear una entidad y un curso de contingencia, destinado a situaciones en las que se presentan inconvenientes con la descarga de los cursos.

Cómo se registra la asistencia paso a paso, con los plazos y el 75 % exigido por la franquicia

GCA

Es la plataforma de gestión de acreditación de participación en cursos. Es válida solo para quienes ejecutan cursos mediante las líneas de franquicia tributaria y el Programa Capacitación en Oficios. Permite revisar la asistencia de los participantes durante la ejecución del curso y emitir los certificados desde el día siguiente a su término.

El ámbito del e-learning: SIC y las plataformas que se integran con él

En este proceso no se utiliza un lector de huella ni se emite un certificado de asistencia. El objetivo es que SENCE conozca el avance de cada participante y el tiempo que permaneció conectado, ya que esta información influye en el cierre del curso y en el pago correspondiente.

SIC

SIC es el Sistema Integrado de Capacitación de SENCE. Recibe, por cada participante, su estado en el curso —cursando, aprobado o reprobado—, el porcentaje de avance, expresado entre 0 y 100, y el tiempo de conexión en segundos.

Gestor Intermedio

Es el middleware encargado de enviar información desde Aula Digital y desde las LMS externas hacia SIC. En la práctica, funciona como una API REST: el ejecutor no carga los datos manualmente, sino que su plataforma los envía periódicamente mediante un canal centralizado.

Aula Digital

Es la plataforma de gestión del aprendizaje de SENCE, donde los ejecutores diseñan e imparten sus cursos adjudicados. El acceso se realiza mediante ClaveÚnica y contempla tres roles:

• Diseñador del curso.
• Tutor académico, responsable de conducir las sesiones sincrónicas y calificar.
• Tutor administrativo, encargado de acompañar al participante en aspectos técnicos y administrativos.

Las clases sincrónicas se realizan mediante BigBlueButton, con una duración máxima de 120 minutos por sesión y cierre automático después de 30 minutos de inactividad.

El manual también advierte que una configuración incorrecta puede generar distorsiones en los estados de avance, lo que puede afectar el cierre de los cursos, la validación de la información y el pago correspondiente.

Plataforma Propia

Es la alternativa para los organismos técnicos que desean ejecutar sus cursos e-learning adjudicados en su propio LMS, en lugar de utilizar Aula Digital. SENCE establece dos condiciones:

• La plataforma debe tener integrado el Registro de Asistencia SENCE.
• Debe realizar una integración automática mediante una API libre y gratuita para enviar la información desde su plataforma hacia SIC.

RUDO: el registro del organismo, no de los cursos

RUDO es el Registro Unificado de Organismos, la plataforma de SENCE destinada a las OTEC. Reemplaza por una vía digital el procedimiento anterior de inscripción y actualización de organismos. En esta plataforma se realizan las actualizaciones administrativas, el cese voluntario y la obtención de certificados de vigencia.

RUDO no interviene en la ejecución de los cursos: corresponde al registro administrativo necesario para operar como OTEC.

Qué plataforma se necesita en cada situación

Errores frecuentes

• Buscar el certificado de asistencia en SIGECA. Este se emite en GCA desde el día siguiente al término del curso.
• Esperar que SIRA sirva para un curso e-learning. SIRA se utiliza para la asistencia presencial, mientras que el e-learning informa sus datos a SIC.
• Eliminar los códigos de los módulos al editar un curso en Aula Digital, provocando errores en la lectura de información hacia SIC.
• Borrar la integración Asistencia SENCE de un curso en blanco, impidiendo que los participantes puedan ingresar.
• Descubrir el día de la capacitación que la persona encargada de registrar la asistencia no tiene su perfil asignado en SIGECA.

Qué resuelve Aulos dentro de este proceso

Aulos no reemplaza ninguna de estas plataformas. Los trámites ante SENCE deben seguir realizándose en los sistemas definidos para cada procedimiento.

Aulos centraliza la operación que ocurre alrededor de esos trámites y que normalmente se distribuye entre planillas, correos y carpetas: asistencia por sesión con fecha y hora de ingreso, atrasos y autorizaciones, evaluaciones desde el teléfono, calificaciones con ponderaciones, certificados propios con folio y código QR verificable, y trazabilidad de las acciones realizadas.

Cómo se gestiona el proceso completo de una capacitación en un solo lugar

Preguntas frecuentes

¿Qué significa SIC en SENCE?

SIC es el Sistema Integrado de Capacitación de SENCE. Recibe la información de los cursos e-learning: el estado de cada participante, su porcentaje de avance y su tiempo de conexión.

¿Cuál es la diferencia entre SIGECA y GCA?

Ambas son plataformas web del Libro de Clases Electrónico, pero corresponden a etapas distintas. En SIGECA se asignan los perfiles y se revisan los cursos antes de su inicio y durante su ejecución. En GCA se revisa la asistencia de los participantes y se emiten los certificados desde el día siguiente al término del curso.

¿SIC tiene relación con el Libro de Clases Electrónico?

No. El Libro de Clases Electrónico —compuesto por SIGECA, SIRA y GCA— corresponde a la franquicia tributaria presencial. SIC recibe información de los cursos e-learning de programas sociales mediante una vía distinta: la API Gestor Intermedio.

¿Puedo usar mi propio LMS en lugar de Aula Digital?

Sí. SENCE establece dos condiciones: la plataforma debe tener integrado el Registro de Asistencia SENCE y debe enviar la información a SIC mediante una integración automática por API, disponible de forma libre y gratuita.

¿Qué es RUDO?

RUDO es el Registro Unificado de Organismos, la plataforma de SENCE destinada a las OTEC. Permite realizar actualizaciones administrativas, solicitar el cese voluntario y obtener certificados de vigencia.

¿Aulos reemplaza alguna de estas plataformas?

No. Los trámites ante SENCE continúan realizándose en sus respectivos sistemas. Aulos centraliza la operación y el respaldo de la capacitación: asistencia, evaluaciones, calificaciones, certificados propios y trazabilidad.