Gestión de capacitaciones: todo el proceso, en un solo lugar
Programar, inscribir, registrar la asistencia, evaluar, calificar y certificar. En muchas empresas, estas etapas todavía se reparten entre planillas Excel, listas en papel y correos. Aulos centraliza el proceso y mantiene el respaldo de cada capacitación disponible cuando se necesita.
Actualizado el 6 de agosto de 2026
Respuesta rápida
La gestión de capacitaciones comprende todo el ciclo de una actividad formativa: programar el curso, inscribir a los participantes, controlar la asistencia, aplicar evaluaciones, calcular calificaciones, emitir certificados y conservar la trazabilidad del proceso.
Aulos es una plataforma chilena de gestión de capacitaciones para empresas, OTEC y organizaciones que capacitan trabajadores o contratistas. Permite registrar la asistencia mediante código QR, realizar evaluaciones desde el teléfono, administrar calificaciones y emitir certificados verificables en línea.
Qué es la gestión de capacitaciones
Gestionar una capacitación es coordinar todo lo que ocurre antes, durante y después de la jornada.
La clase la imparte un relator. La gestión permite asegurar que los participantes correctos estén inscritos en la sesión correspondiente, que la asistencia quede asociada a una fecha y hora, que las evaluaciones se apliquen y corrijan, que las calificaciones se calculen correctamente y que los certificados se entreguen a quienes cumplen los requisitos.
También permite conservar la información necesaria para responder ante una auditoría, una fiscalización o una solicitud de respaldo de la empresa mandante.
Cuando el proceso se reparte entre planillas, papel y correos, los problemas suelen aparecer después: información duplicada, diferencias entre listas y certificados, cálculos manuales y horas de trabajo destinadas a reconstruir lo ocurrido.
El proceso de capacitación, etapa por etapa
1 · Programar la capacitación
La capacitación se crea con sus fechas, modalidad, lugar, capacidad y sesiones. Cada sesión mantiene su propio horario y su propia nómina de participantes.
Por ejemplo, un curso de tres jornadas requiere controlar la asistencia de cada día por separado, no utilizar una sola lista para todo el curso.
2 · Inscribir a los participantes
Los participantes pueden inscribirse individualmente o importarse mediante un archivo CSV. Luego se asignan a las sesiones que les corresponden.
Cuando una persona no inscrita solicita participar, el sistema permite gestionar un cupo extraordinario y dejar constancia de quién lo autorizó, bajo qué condiciones y por qué motivo.
3 · Registrar la asistencia
El relator habilita la sesión y muestra un código QR. Cada participante lo escanea con su teléfono e ingresa su RUT desde el navegador, sin instalar una aplicación.
La fecha y hora de ingreso quedan registradas automáticamente. Los atrasos y las salidas anticipadas se calculan en minutos, y cualquier excepción queda asociada a la persona que la autorizó y al motivo informado.
El código QR puede renovarse durante la jornada, de modo que una imagen anterior deje de ser válida.
La persona que inicia la sesión queda asociada como relator o facilitador responsable, manteniendo la trazabilidad de quién estuvo a cargo.
Si la capacitación utiliza franquicia tributaria SENCE
Aulos no reemplaza los sistemas oficiales de SENCE. En las capacitaciones presenciales con franquicia tributaria, el registro oficial de asistencia debe realizarse mediante las plataformas y herramientas definidas por SENCE; Aulos complementa ese proceso al centralizar la operación interna y el respaldo adicional. Consulta también la guía del registro de asistencia SENCE y el mapa de las plataformas de SENCE.
4 · Aplicar las evaluaciones
Las evaluaciones se realizan desde el teléfono de cada participante, sin descargas ni instalaciones.
Las preguntas y las alternativas pueden mostrarse en un orden distinto para cada persona. Además, la pantalla puede incorporar una marca de agua con la identidad del participante, para desincentivar la copia o difusión de las preguntas.
La corrección es automática y los resultados quedan disponibles al finalizar la evaluación.
Cuando el curso incluye una prueba de diagnóstico, el relator puede conocer los contenidos que el grupo necesita reforzar antes de avanzar con la capacitación. El informe generado puede revisarse y editarse antes de compartirlo.
5 · Administrar las calificaciones
El libro de calificaciones permite combinar evaluaciones automáticas y notas ingresadas manualmente.
La empresa puede definir ponderaciones y la nota de aprobación. El promedio y el resultado final se calculan automáticamente, reduciendo errores asociados al uso de fórmulas en planillas.
Los resultados pueden mantenerse ocultos hasta que la persona autorizada cierre el libro de calificaciones.
6 · Emitir certificados
Los certificados se generan con la identidad visual de cada empresa y con los campos que la propia empresa define sobre su diseño.
Cada documento incluye un número de folio y un código QR de verificación pública. Al escanearlo, cualquier persona puede comprobar su validez en línea, sin necesidad de iniciar sesión.
Los certificados pueden descargarse individualmente o en un archivo ZIP.
Trazabilidad y respaldo de cada capacitación
Aulos mantiene un registro de actividad con las acciones relevantes realizadas durante el proceso. Esto permite saber, por ejemplo:
- Quién autorizó una excepción de atraso.
- Quién habilitó una evaluación.
- Quién ingresó o modificó una calificación.
- Quién emitió o anuló un certificado.
- Cuándo ocurrió cada acción y cuál fue su justificación.
Los reportes consolidan asistencia, resultados, aprobación y desempeño por pregunta. Además, el detalle por participante puede exportarse a CSV para análisis o respaldo.
Cuando una empresa mandante, un auditor o un fiscalizador solicita antecedentes, la información ya está organizada y disponible.
Software de gestión de capacitaciones para empresas en Chile
Aulos está diseñado para organizaciones que necesitan administrar capacitaciones presenciales en salas, oficinas, plantas, faenas y otros lugares de trabajo.
A diferencia de una herramienta centrada únicamente en cursos y nóminas, Aulos también cubre la operación de la jornada: asistencia mediante código QR, atrasos, autorizaciones, evaluaciones, calificaciones, certificados y trazabilidad.
Funciones relevantes para empresas chilenas:
- Protección de datos personales: el RUT se almacena cifrado y cada consentimiento conserva la versión exacta del texto aceptado, según exige la Ley 21.719.
- Roles y permisos: administradores, coordinadores, relatores, OTIC y empresas mandantes acceden únicamente a la información que les corresponde.
- Identidad de cada empresa: subdominio propio, logotipo, colores, correos y certificados con marca propia.
- Operación presencial: asistencia, evaluaciones y seguimiento desde el teléfono del participante — el detalle está en capacitación presencial.
- Cursos en línea: contenidos con avance por participante, además de las capacitaciones presenciales.
Sistema de gestión de capacitaciones o planillas: diferencias
| Etapa | Con planillas y papel | Con Aulos |
|---|---|---|
| Asistencia | Lista firmada, sin una forma simple de verificar la hora de ingreso | Registro mediante código QR con fecha y hora por participante |
| Evaluaciones | Pruebas impresas y corrección manual | Desde el teléfono, con orden aleatorio y corrección automática |
| Calificaciones | Fórmulas que deben mantenerse y revisarse manualmente | Ponderaciones configuradas una vez y cálculo automático del promedio |
| Certificados | Archivos PDF sin un mecanismo público de verificación | Folio y código QR verificable en línea |
| Auditoría | Búsqueda en carpetas, correos y archivos dispersos | Registro de actividad, reportes y exportaciones centralizadas |
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la gestión de una capacitación?
Incluye programar la actividad y sus sesiones, inscribir a los participantes, controlar la asistencia, aplicar las evaluaciones, administrar las calificaciones, emitir los certificados y conservar el respaldo para reportes, auditorías o fiscalizaciones.
¿Qué es un software de gestión de capacitaciones?
Es una plataforma que centraliza las tareas necesarias para administrar capacitaciones. Permite reemplazar procesos manuales —listas en papel, pruebas impresas y planillas separadas— por un flujo digital con trazabilidad.
¿Aulos sirve para empresas y OTEC?
Sí. Aulos está orientado a OTEC, empresas mandantes, departamentos de prevención de riesgos y organizaciones que capacitan a trabajadores, contratistas o equipos internos.
¿Aulos reemplaza los sistemas de SENCE?
No. Cuando una capacitación utiliza franquicia tributaria, el registro oficial debe realizarse en los sistemas definidos por SENCE. Aulos complementa ese proceso y mantiene la información operativa de la capacitación organizada en un solo lugar.
¿Se puede usar Aulos en faenas o en terreno?
Sí. Aulos puede utilizarse en capacitaciones realizadas en salas, plantas, oficinas o faenas. El registro mediante código QR requiere que el participante pueda acceder desde su teléfono. Para el registro oficial de SENCE en lugares sin conexión, debe utilizarse el procedimiento que SENCE tenga vigente, explicado en la guía del registro de asistencia.
¿Los participantes deben instalar una aplicación?
No. El registro de asistencia y las evaluaciones se realizan desde el navegador del teléfono, escaneando el código QR de la sesión.
¿Cómo protege Aulos los datos personales?
Con cifrado del RUT, consentimientos versionados, control de accesos por rol y registro de actividad, y con los derechos de acceso, rectificación y supresión implementados — la supresión es irreversible. Son las exigencias técnicas de la Ley 21.719.
¿Cómo se verifica un certificado emitido en Aulos?
Escaneando su código QR o ingresando el número de folio. La consulta pública confirma su validez, el curso y la entidad emisora, mostrando únicamente la información necesaria.
Todo el proceso de capacitación, sin planillas dispersas
Programa, inscribe, registra la asistencia, evalúa, califica y certifica desde una sola plataforma. Mantén el respaldo de cada etapa disponible para tu empresa, tus clientes y futuras auditorías.
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